До сих пор предприниматели нам часто задают вопросы про под отчёт. Сколько можно снимать, на что, как часто и т.п. Постараемся ответить.

Да, раньше с этим было гораздо проще. Многие снимали столько, сколько было необходимо и даже не особенно занимались подтверждением чеками и документами. Директора оплачивали бензин для своих машин, покупали продукты в магазинах домой и другие товары. Сейчас за этим стали следить тщательнее. В первую очередь банки, ибо государство именно их поставило на первую линию борьбы с отмываниями. Расскажем вначале про само понятие.

Под отчёт – это средства выделенные на нужды организации, обусловленные её хозяйственной деятельностью. При этом выдавать можно не только работникам в штате, но и подрядчикам. Всем, с кем у компании заключен договор. Но в самом договоре будет безопаснее порядок отчёта прописать отдельным пунктом, а также прописать неустойку, потому что в спорном случае удержать средства из зарплаты у подрядчика не получится.

Средства можно выдать как наличными, так и перевести со счета на карту. Лучше, если карта будет зарплатная или привязанная к счету. На личные карты переводить тоже можно, но это вызовет больше вопросов у банка, и нужно будет прописать «убедительное» назначение платежа. Кстати, вернуть средства сотрудник также может как наличными, так и переводом с карты. Проблемы могут быть только если фирма переводила безнал, а возврат идёт наличными. Тут обязательно заподозрят обналичку и будут задавать вопросы.

На выдачу средств под отчет нужен приказ директора, а лучше и заявление самого работника, но оно необязательно. В приказе нужно подробно прописать ФИО, паспортные данные работника, сумму, порядок выплаты, сроки, цели, на которые идут средства. Один приказ может быть на несколько работников. Сроки обязательно нужно установить во избежание путаницы, особенно если подотчётные выдаются часто. Если работник не отчитался в срок, то организация может потребовать вернуть деньги. В идеале работник должен закрыть старые средства, а потом уже брать новые, но это необязательно.

В случае, когда подтверждающих документов нет и работник средства не вернул, компания вправе удержать эту сумму из его зарплаты. Но это также должно быть прописано в положениях компании.

@ProfAudit